Compte-rendu de l'Assemblée Générale 2014

par **Astrabell** Mar 11 Nov 2014 - 18:41

Salut à tous.

Voici le compte-rendu de l'Assemblée Générale du 23/10/2014.

Étaient présents :
- Le bureau, composé de Wingaal (Lionel, président), Prof (Thierry, trésorier) et Astrabell (Luc, secrétaire);
- Les membres suivants : Azrael (Greg), Edelrath (Marc), Knurlnien (Tim), Kutchuc (Michel), Léodas81 (Nico), Mamuth (Vincent), Meuh (César), Miles Gloriosus (Alfredo), Pi-ngue (Guillaume), Zapan (Fred) et Zeus le Nain (Matthieu);
- Ce sont joint à nous Agnès et Amandine en leur qualité de coorganisatrices bénévoles mais Ô combien efficaces et appréciées de nombreux tournois On'R passés, (et de l'IR 2014 !), ainsi que deux nouveaux venus, éventuellement intéressés par une adhésion au club : Icon31 (Gregory) et Aithan (Arnaud).

L'assemblée s'ouvre sur une (très) brève allocution du président présentant le bilan moral de l'association pour l'année écoulée. Toujours aussi admirable de concision, il observe que :
- Nous pouvons être fiers d'avoir réussi l'organisation de l'IR 2014, lequel, de l'avis général des organisateurs comme des participants, restera comme la meilleure édition de l’événement depuis sa création;
- Le tournoi Orktober Fest élargi à Warmachine/Hordes et à X-Wing a été un succès, même si quelques points devront être améliorés à l'avenir;
- Le bilan financier est satisfaisant.
En un mot, tout va bien !

Suit le bilan financier présenté par le trésorier :
- L'IR 2014 a dégagé un bénéfice de 70 €, malgré le fait que la subvention demandée au Conseil Général ne nous jamais été versée.
- Le tournoi Orktober Fest 2014 a dégagé un bénéfice de 305 €.
- Les cotisations des membres et la subvention de la Mairie de La Salvetat St Gilles (300 €) ont permis de financer les activités du club (notamment toutes les avances de fonds occasionnées par l'organisation de l'IR) et les frais généraux (assurance, frais de tenue de compte, ...), et de dégager un excédent de 643 €, en progression par rapport à l'an dernier (613 €).
- L'association dispose donc d'un fonds de roulement lui permettant de faire face à diverses dépenses, à hauteur de 3147 €.

Le bilan moral et le bilan financier ont été approuvés à l'unanimité.

La réunion s’est poursuivie par un tour de table demandé par le président. Chacun a pu donner sa vision de l’année écoulée et suggérer diverses améliorations. Les points les plus fréquemment abordés ont été :
- la satisfaction générale concernant le succès incontestable de l’organisation de l’IR 2014;
- le succès comparativement bien plus mitigé du tournoi Orktober Fest, qui sera abordé plus longuement lors du débrief de l'événement;
- l’ouverture du club à de très jeunes joueurs (On’R Baby), laquelle fera également l’objet d’un débat spécifique plus tard dans la soirée.

Le débrief de l’Orktober Fest a permis de faire apparaître une petite baisse de motivation de la part de l’équipe d’organisation, consécutive à un relâchement bien compréhensible après le succès de l’IR 2014 qui a nécessité un énorme de travail, ainsi qu’à une certaine lassitude de la part de certains membres de l’organisation trop constamment sollicités ces dernières années.

Malgré le fait que l'événement ait globalement été un succès (confirmé par les nouveaux membres présents lors de l’assemblée qui avaient assisté au tournoi), certains points seront à améliorer pour les tournois à venir :
- une meilleure communication entre les membres de l’équipe, qui passera par la confection de fiches plastifiées détaillant le « programme » et les attributions de chacun;
- la désignation d’un chef d’équipe logistique, poste-clé dont l’absence cette année a conduit à un certain nombre d’approximations et de flottements;
- le turn-over de l’effectif de l’équipe d’organisation afin d’éviter que les mêmes personnes ne soient contraintes d’occuper les mêmes postes de travail édition après édition (notamment en ce qui concerne la cuisine);
- l’option du forfait nettoyage proposé par la mairie pour 150 € a également été évoquée, afin de soulager le travail de l’équipe en fin de manifestation.

Le prochain tournoi Orktober Fest aura lieu à l’Espace Boris Vian le weekend des 3 et 4 Octobre 2015. Son organisation fera l’objet d’une réunion ultérieure.

Concernant X-Wing, l’éventualité d’accueillir le Championnat de France organisé par l’Association de l’Étoile du Midi au sein de l’Espace Boris Vian a été rejetée, au motif que nous ne pouvons pas être assurés d’obtenir gratuitement cette salle plus d’une fois par an, et que nous en avons besoin pour notre propre tournoi Orktober Fest, lequel réunira comme cette année un tournoi de Warhammer Battle, un tournoi de X-Wing et un tournoi de Warmachine/Hordes.

En revanche, la possibilité d’organiser de petits tournois le dimanche après-midi à la Salle Aimé Césaire a été envisagée. Le Bureau doit au préalable adresser une demande d’autorisation à la Mairie et une déclaration à l’assurance. Si l’autorisation est accordée, Miles Gloriosus (Alfredo) et Zeus le Nain (Matthieu) se chargeront de l’organisation.

Concernant Warmachine/Hordes, l’éventualité d’organiser un tournoi séparément de l’Orktober Fest a été envisagée, afin d’éviter la concurrence du WTC. Prof (Thierry) pourrait nous procurer à cet effet la salle du Foyer Rural de Lacroix-Falgarde (où se sont déroulées les deux premières éditions du tournoi Ork n’ Roll).

La réunion s’est poursuivie par l’examen d’un projet porté par Mamuth (Vincent) et Edelrath (Marc), baptisé « On’R Baby ». Il s’agit d’ouvrir le club à de jeunes joueurs qui pourraient être intéressés, afin de leur faire découvrir le hobby dans de bonnes conditions. Quelques grandes lignes ont été définies :
- une fréquence d’un dimanche après-midi tous les deux mois (de préférence en dehors des vacances scolaires);
- la présence obligatoire des parents des enfants participants;
- la nécessité de se renseigner sur les problèmes de responsabilité du club en cas d’accident et des problèmes qui pourraient éventuellement résulter de la non adéquation de l’âge des enfants avec celui recommandé pour pratiquer les jeux que nous allons leur présenter.

Il a été décidé la création d’un groupe de travail chargé d’étudier la question et d’organiser les séances envisagées. Il sera composé de Mamuth (Vincent), Edelrath (Marc), Wingaal (Lionel), Prof (Thierry) et Knurlnien (Tim).

L'assemblée s'est poursuivie par les décisions à prendre concernant le fonctionnement général du club.

- La Charte de l'Association a été reconduite. Cependant, quelques ajustements ont été décidés, qui feront l'objet d'une nouvelle rédaction de la part du secrétaire dans un proche avenir :

- le texte sera modifié pour ouvrir la charte à d'autres jeux;

- les horaires de disponibilité de la Salle Aimé Césaire seront ajoutés à l'article 4.

- Le montant de la cotisation annuelle reste inchangé :

Les frais d'inscriptions sont de 2 euros par mois pour un membre et de 1 euro par mois pour un sympathisant. Les cotisations sont à régler en une seule fois pour la période qui court du jour de l'inscription jusqu'à la fin de l'année (le début et la fin de l'année coïncident avec le jour de l'Assemblée générale qui a lieu chaque année au mois d'Octobre).

En cas de réinscription d'un membre ou d'un sympathisant, une année complète de cotisation est due. Cependant, à titre exceptionnel et dûment justifié, en cas d'absence prolongée d'un membre ou d'un sympathisant (notamment pour motif professionnel ou cas de force majeure), le Bureau pourra accorder à ce membre ou sympathisant la possibilité de verser une cotisation réduite, calculée au prorata du nombre de mois effectifs au cours desquels il aura eu la possibilité de profiter des avantages liés à son adhésion.

En cas d'inscription d'un nouveau membre ou sympathisant en cours d'année, le nouveau venu ne sera tenu de verser qu'une cotisation équivalente au nombre de mois qui restent à courir entre le jour de son inscription et la fin de l'année.
De plus, dans le but de laisser le temps aux nouveaux arrivants de se familiariser avec le jeu et de faire la connaissance des adhérents déjà inscrits, le nouveau venu sera exonéré de cotisation pour la totalité de son premier mois passé au club. Il ne sera donc tenu de s'inscrire (et donc de régler sa cotisation pour l'année en cours au prorata des mois restants avant la fin de l'année) qu'à partir du dernier jour du mois suivant celui de son arrivée effective dans l'association.

- La demande de subvention auprès de la mairie (300 €) sera renouvelée.

- L'accès aux clés de la salle Aimé Césaire reste réservé aux anciens membres.

L’assemblée générale s'est achevée par l'élection du bureau. Knurlnien (Tim) a proposé sa candidature pour le poste de secrétaire du bureau, suite à la décision d'Astrabell (Luc, votre serviteur) de ne pas se représenter.

Il n'y a pas eu d'autres candidatures et le vote a entériné le nouveau bureau composé de Wingaal (Lionel, reconduit à son poste de président), Prof (Thierry, reconduit à son poste de trésorier) et Knurlnien (Tim, nouvellement élu au poste de secrétaire), à l'unanimité.